REVIEW 7
SISTEM PEMBUKUAN DALAM ADMINISTRASI KOPERASI
Oleh:
Achma Hendra Sedawan
Abstract
One of the obstacle in carrying on
developing cooperatives is the implementation of cooperative administration
that is not good enough. The cooperative administration can be divided in a
business administration and an organization administration. In the business
administration, there is book-keeping based on accounting system. The
book-keeping need to obtained a special attention, considering that in fact,
cooperatives have a different kind
characteristic with the other generally enterprise. As a part of the business
administration, the book-keeping that is implemented well will produce a good
financial report, and finally it will be useful for helping the effort of
cooperatives development.
Key-words: cooperative administration, business administration,
accounting system, book-keeping, financial report
Abstraksi
Salah satu hambatan dalam usaha pengembangan
koperasi adalah adanya
penyelenggaraan administrasi koperasi yang
kurang baik. Administrasi koperasi dapat dibagi menjadi administrasi usaha dan administrasi organisasi.
Dalam administrasi usaha
itu terdapat sistem pembukuan koperasi yang
didasarkan pada sistem akuntansi. Sistem pembukuan itu perlu mendapat perhatian khusus, mengingat bahwa
koperasi ternyata
memiliki karakteristik yang sedikit berbeda
dengan perusahaan pada umumnya. Sebagai bagian dari administrasi usaha, sistem pembukuan koperasi yang
dilaksanakan dengan
baik akan menghasilkan laporan keuangan yang
baik pula yang pada akhirnya akan membantu usaha pengembangan koperasi.
Kata Kunci: administrasi koperasi, administrasi usaha, sistem
akuntansi, sistem
pembukuan, laporan keuangan
Pendahuluan
Koperasi berasal dart bahasa Inggris co-operation dan co-operative. Co-operation artinya bekerja sama, sedangkan co-operative pengertian koperasi adalah bersifat kerja sama.
Kerja sama adalah adanya dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai satu atau beberapa tujuan. Jadi, koperasi dapat diartikan sebagai
suatu bentuk kerja sama yang bersifat formal di bidang ekonomi
dan sosial dalam jangka waktu yang relatif
lama. Menurut Pasal 1 Undang-Undang No. 25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian,
definisi koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau
badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip
koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas
kekeluargaan.
Organisasi koperasi sebagai suatu sistem, di
antaranya dikemukakan oleh Alfred Hanel (1989), yang dikenal sebagai organisasi
koperasi sebagai sistem sosio-ekonomi (the cooperative organization as a socio-economic system). Apabila dicermati secara rinci,. dalam
organisasi koperasi tersebut memperlihatkan: (1) Ada tiga unsur yang membentuk
koperasi, yaitu anggota, kelompok anggota / koperasi, dan perusahaan koperasi;
(2) Pada koperasi terdapat kegiatan ekonomi anggota dan perusahaan koperasi;
(3) Terdapat hubungan antara perusahaan koperasi dengan ekonomi anggota dalam
bentuk promosi anggota (mendahulukan kepentingan anggota); dan (4) Adanya
prinsip identitas ganda (dual identity) anggota, yaitu anggota di samping sebagai
pemilik juga sebagai pengguna jasa koperasi.
Koperasi sebagai salah satu pelaku ekonomi
dalam perkembangannya banyak mengalami hambatan, antara lain masalah manajemen
dan permodalan yang di dalamnya menyangkut masalah pembukuan atau sistem
akuntansi. Pada umumnya koperasi belum sepenuhnya mengetahui sistem pembukuan
dan Cara pelaporan keuangan yang baik. Sebagian besar mereka membuat sistem
pembukuan dan laporan keuangan sesuai dengan kemampuan para pengurusnya atau
pengelolanya sendiri. Padahal, sistem pembukuan dan laporan keuangan itu bukan hanya
sebagai pertanggungjawaban pengurus kepada anggota atas pengelolaan keuangan
koperasi, melainkan juga sebagai tolok ukur prestasi dan manfaat yang telah
dicapai oleh koperasi yang sangat diperlukan oleh pihak-pihak lain yang
berkepentingan, misalnya bank, kreditur, dan kantor pajak.
Permasalahan
Aktivitas usaha koperasi dilaksanakan secara
bertahap, sejak didirikan dalam skala kecil terus berkembang dalam skala yang lebih besar. Skala usaha
yang semakin besar
dengan berbagai aktivitasnya yang semakin
banyak itu menghendaki adanya suatu pengelolaan sistem administrasi koperasi yang lebih baik. Hal ini
menjadi semakin penting,
mengingat bahwa koperasi memiliki karakteristik
yang sedikit berbeda dengan perusahaan pada umumnya. Koperasi beranggotakan orang-orang yang menjalankan
usaha bersama
berdasar asas kekeluargaan. Dalam menjalankan
usahanya, koperasi dapat mendirikan dan memiliki perusahaan atau unit-unit usaha yang langsung berada
di bawah tanggung
jawab pengurus koperasi. Koperasi beserta
perusahaan atau unit-unit usaha yang dimilikinya merupakan suatu kesatuan akuntansi (the accounting entity). Apabila sistem administrasi koperasi tidal( dilaksanakan dengan baik, maka hal
ini bukan hanya menggangu aktivitas usaha koperasi, tetapi juga menghambat pengembangan
perusahaan atau unitunit
usaha koperasi, yang pada akhirnya akan
mengancam kelangsungan hidup koperasi itu sendiri.
Pembahasan
Administrasi
Koperasi
Administrasi koperasi sangat penting bagi
koperasi dalam melakukan kegiatan operasionalnya, karena administrasi koperasi
dapat berfungsi untuk memberikan kejelasan dari tujuan yang ingin dicapai. Dalam Pasal 1 Undang-Undang No. 25
Tahun 1992 disebutkan bahwa koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan ekonomi
anggota pada khususnya dan kesejahteraan masyarakat pada umumnya. Pernyataan
ini mengandung arti bahwa meningkatkan kesejahteraan anggota adalah menjadi
program utama koperasi melalui pelayanan usaha..Jadi, pelayanan anggota
merupakan prioritas utama koperasi
dibandingkan dengan masyarakat umum.
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program pelayanan
kepada anggota tersebut, maka koperasi dituntut memiliki suatu sistem
administrasi yang baik. Menurut Pedoman Kelembagaan dan Usaha Koperasi (2000),
administrasi koperasi terdiri dari:
1.Administrasi Organisasi
Administrasi organisasi merupakan suatu sistem
administrasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas keanggotaan,
kepengurusan dan pengelolaan koperasi.
2.Administrasi Usaha
Administrasi usaha merupakan suatu sistem
administrasi yang berhubungan dengan pengelolaan usaha
(business) koperasi.
Dalam praktik perkoperasian, baik administrasi
organisasi maupun administrasi usaha koperasi tidak dapat berjalan
sendiri-sendiri. Keduanya terikat dalam hubungan timbal balik, dalam artian administrasi
organisasi menjadi instrumen fundamental bagi terselenggaranya administrasi
usaha, sebaliknya administrasi usaha menjadi semacam "ujung tombak"
bagi keberhasilan administrasi organisasi.
Agar sistem administrasi koperasi dapat berjalan
dengan baik maka harus diperhatikan kaidah-kaidah dari sistem administrasi
seperti berikut ini (J.C. Rietvelt dalam M.H. Sutrisno, 1982):
1. Tugas dan tanggung jawab tiap-tiap pejabat
ditetapkan secara tertulis.
2. Dalam administrasi harus terdapat prosedur yang
tetap.
3. Tulis-menulis yang banyak harus dihindarkan.
4. Sistem kearsipan yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Harus diadakan pembagian pekerjaan.
6. Pengawasan internal harus terjamin.
Administrasi
Organisasi
Dalam penyelenggaraan administrasi organisasi
koperasi diperlukan antara lain buku daftar anggota, buku daftar pengurus dan
pengawas, buku simpanan anggota, kartu anggota, buku notulen rapat-rapat pengurus dan rapat
anggota. Buku daftar anggota memuat nomor unit anggota, nama lengkap, umur, jenis
kelamin, mata pencaharian, tempat tinggal, tanggal masuk menjadi anggota, cap ibu jari tangan
atau tanda tangan anggota. Buku daftar anggota ditandatangani ketua dan tanggal berhentinya
anggota dan memuat catatan tentang penyebab berhentinya anggota.
Buku daftar pengurus dan pengawas antara lain
berisi jumlah dan susunan nama lengkap pengurus dan pengawas, periode masa
bakti pengurus dan pengawas, tugas, wewenang, dan tanggung jawab pengurus dan
pengawas. Buku simpanan anggota memuat antara lain nama dan nomor anggota beserta,
alamat, dan jumlah transaksi ekonomi anggota atau posisi simpanan anggota.
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rapat
pengurus antara lain adalah:
1. Pembacaan notulen rapat terakhir.
2. Membahas berbagai macam surat penting yang
masuk.
3. Melaporkan perkembangan terakhir kondisi
keuangan.
4. Melaporkan dan mengevaluasi pelaksanaan
kerja selama Mi.
5.Mendiskusikan rencana kerj a / usaha yang
akan dilakukan.
6.Membicarakan rencana pembagian Sisa Hasil
Usaha (SHU).
7. Membahas persiapan rapat anggota.
8. Hal-hal lain yang dirasa relevan.
Hasil laporan tertulis dari pengawas tentang
pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan
dan pengelolaan koperasi disusun dan disimpan serta dipersiapkan untuk disampaikan ke rapat anggota. Mengingat bahwa
pengawas meneliti catatan serta menguji kebenaran harta, hak, dan kewajiban yang dimiliki koperasi, maka
jabatan ini tidak boleh
dirangkap, apalagi dirangkap oleh pengurus.
Untuk meningkatkan efisiensi, pengelolaan yang bersifat terbuka, dan melindungi pihak yang berkepetingan,
koperasi atas permintaan
pengawas dapat meminta jasa audit untuk
melakukan pemeriksaan (auditing) terhadap laporan keuangan atau lainnya.
Setiap koperasi harus mempunyai kantor dengan
perlengkapannya, dengan nama dan alamat lengkap koperasi serta memasang papan
nama koperasi sesuai ketentuan yang berlaku. Di dalam kantor tersebut
diperlihatkan susunan pengurus yang duduk dalam organisasi pada periode yang
bersangkutan dan jika ada, susunan manajer beserta seluruh staf dan karyawannya
ditulis dalam sebuah "poster" atau papan berukuran cukup besar.
Untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional
koperasi juga diperlukan pula perlengkapan kantor yang antara lain terdiri dari
mesin ketik, brankas, alat tulis kantor (ATK), filling cabinet, komputer,
rak buku, meja kursi, lemari, dan telepon atau alat komunikasi lain. Semua
perlengkapan tersebut dicatat dalam sebuah buku daftar inventaris. Memang
perlengkapan kantor seperti di atas merupakan hal kecil, namun keberadaan
perlengkapan kantor juga menunjukkan kemampuan administrasi pengurus dalam
mengelola koperasi.
Administrasi
Usaha
Dalam mengelola administrasi usaha koperasi,
pengurus menyelenggarakan
pembukuan sesuai dengan standar akuntansi
keuangan yang berlaku. Menurut pendapat Henry Simamora (2000), akuntansi adalah proses pengidentifikasian,
pencatatan, dan
pengkomunikasian kejadian-kejadian ekonomi
suatu organisasi (perusahaan ataupun bukan perusahaan) kepada para pemakai informasi yang berkepentingan.
Akuntansi (accounting) berbeda dengan tata buku (book-keeping) karena tata buku merupakan fungsi pencatatan
dari proses akuntansi. Tata buku mencatat transaksi ekonomi dan kejadian
ekonomi lainnya, sebaliknya akuntansi melibatkan analisis transaksi dan
kejadian ekonomi, memutuskan bagaimana melaporkannya dalam laporan keuangan,
dan menafsirkan hasil-hasilnya. Dengan demikian, akuntansi memiliki cakupan
yang lebih luas daripada tata buku.
Menurut Niswonger, C. Rollin et al. (1992), sistem akuntansi (accounting system) adalah bidang khusus yang menangani perencanaan dan penerapan
prosedur-prosedur untuk mengumpulkan dan melaporkan data
keuangan. Dengan kata lain, sistem akuntansi adalah proses terencana
untuk menyediakan informasi akuntansi keuangan yang bermanfaat bagi manajemen (Henry Simamora, 2000).
Sistem pembukuan
adalah bagian dari sistem akuntansi yang khusus menangani pencatatan transaksi
dan kejadian ekonomi yang dipersiapkan untuk penyusunan laporan keuangan. Salah
satu sistem pembukuan yang baik dikenal dengan sistem tata buku berpasangan (double entry system) yaitu pencatatan yang menunjukkan keseimbangan
debet dan kredit untuk setiap transaksi. Keseimbangan antara jumlah debet yang
selalu sama dengan jumlah kredit ini merupakan "aturan umum" mengenai
debet dan kredit (Niswonger, C. Rollin et al., 1992).
hubungan yang saling terkait dari informasi
akuntansi keuangan di antara laporan-laporan keuangan sebagai hasil dari
transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian bisnis selama periode tertentu.
Misalnya: aktiva dari saldo awal neraca dapat dikonsumsi dalam suatu aktivitas
yang menghasilkan pendapatan sebagai suatu sumber kas. Informasi akuntansi
keuangan yang berkaitan akan mempengaruhi perhitungan hasil usaha (laporan
hasil usaha atau laba rugi) maupun laporan arus kas. Informasi yang berhubungan
dengan aktivitas-aktivitas bisnis yang menghasilkan pendapatan dalam laporan
laba rugi dan dengan laporan anus kas keduanya akan mempengaruhi informasi
keuangan akuntansi yang dilaporkan dalam neraca akhir.
Penutup
Dilihat dari sisi format sistem akuntansi atau
sistem pembukuan, maka laporan keuangan koperasi sebagai badan usaha atau
perusahaan koperasi pada dasarnya tidak berbeda dengan laporan keuangan yang dibuat oleh
badan usaha lain seperti badan usaha swasta dan badan usaha milik negara. Secara umum laporan
keuangan meliputi: (1) Neraca;
(2) Perhitungan Hasil Usaha atau Laba Rugi; (3)
Laporan Arus Kas; (4) Catatan atas laporan keuangan; dan (5) Laporan perubahan
kekayaan bersih sebagai laporan keuangan tambahan. Meskipun demikian, mengingat
bahwa koperasi memiliki karakteristik yang sedikit berbeda dengan perusahaan
pada umumnya, maka ada beberapa perbedaan dalam sistem pembukuan dan laporan
keuangan yang perlu diperhatikan.
Adapun perbedaan yang pertama adalah dalam laporan keuangan
koperasi diinformasikan pula mengenai laporan promosi ekonomi anggota sebagai
laporan pelengkap, yang memperlihatkan manfaat ekonomi yang diperoleh anggota
koperasi selama satu tahun tertentu. Perbedaan yang kedua, bahwa
perhitungan hasil usaha pada koperasi hams dapat menunjukkan usaha yang berasal
dari anggota dan bukan anggota. Alokasi pendapatan dan beban kepada anggota dan
bukan anggota pada perhitungan hasil usaha berdasarkan manfaat yang diterima
oleh anggota dan bukan anggota. Metode alokasi pendapatan dan beban hams
diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan.
Perbedaan yang ketiga ialah bahwa laporan
keuangan koperasi bukan merupakan laporan keuangan konsolidasi dart
koperasi-koperasi. Dalam hal terjadi penggabungan dua atau lebih koperasi, maka
dalam penggabungan tersebut perlu memperhatikan nilai aktiva bersih yang riil
dan bilamana perlu dilakukan penilaian kembali. Dalam hal koperasi memiliki
perusahaan dan unit-unit usaha yang berada di bawah satu pengelolaan, make
disusun laporan keuangan konsolidasi atau laporan keuangan gabungan.
DAFTAR PUSTAKA
Arifin Sitio dan Halomoan Tamba, 2001.
Koperasi: Teori dan Praktik, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Hanel, Alfred, 1989. Basic Aspect of Cooperative Organization
and Policies for Their Promotion in Developing Countries, Marburg.
Henry Simamora, 2000. Akuntanel: Basis Pengambilan Keputusan Binds, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Hiro Tugiman, 1996. Akuntansi Untuk Badan Usaha Koperasi, Penerbit Kanisius, Yogyakarta.
Kantor Menteri Negara Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah
Republik Indonesia, 2000. Pedoman Kelembagaan dan Usaha Koperasi, Jakarta.
M. H. Sutrisno, 1982. Pengantar Ekonomi Perusahaan, Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Islam Indonesia
(MI), Yogyakarta.
Niswonger, C. Rollin, et. al. 1992, Accounting Principles, Sixteenth Edition, Alih Bahasa: Hyginus
Ruswinarto dan Herman Wibowo, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK)
No.27 Tahun 1999 Tentang Akuntansi Perkoperasian.
R. A. Rivai Wirasasmita dan Ani Kenangasari, 1999. Analisa Laporan Keuangan Koperasi, Penerbit Pionir Jaya, Bandung.
Nama : Christin Destrinawati
NPM/Kelas : 21211650/2EB10
Tahun :
2012
Tidak ada komentar:
Poskan Komentar